Wissen · KI · Arbeitsweise
Seit Sommer 2026 arbeiten wir mit KI-Agenten, seit Oktober mit einem ganzen Team davon. Hier schreiben wir auf, wie das aufgebaut ist, was es uns bringt und wo wir Grenzen ziehen.
zwoelfstein ist eine kleine Agentur mit vielen Baustellen. Wir betreuen Athleten und Creator, vermarkten Rechte, machen Social Media für Unternehmen und sprechen jede Woche neue Marken an. Ein großer Teil davon ist Arbeit, die niemand gern macht. Ansprechpartner recherchieren, das CRM pflegen, nachhalten, wem man wann noch mal schreiben muss.
Im Sommer 2026 haben wir mit einem KI-Assistenten angefangen, der all das übernehmen sollte. Das ging eine Weile gut. Mit jeder neuen Aufgabe wurde es aber schwerer, den Überblick zu behalten, und Recherche, Content und Mails kamen sich in die Quere. Im Oktober haben wir ihn deshalb in mehrere Agenten mit festen Rollen aufgeteilt. Seitdem hat jeder seinen Bereich und Claude als COO hält alles zusammen.
Konrad ist Head of Data. Er kümmert sich um unser CRM, das wir selbst programmiert haben, sucht Ansprechpartner bei Marken und schaut jeden Morgen, ob es neue öffentliche Ausschreibungen gibt, die zu uns passen. Lina ist Head of Content. Sie schreibt Posts, baut Karussells, schneidet Videos und liest jeden Werktag, was im Sportmarketing passiert. Frida ist Head of Creative & PR und entwickelt Kampagnen, Konzepte und Pitch-Decks, bei denen es auf eine gute Idee ankommt. Moritz ist seit Oktober Head of Sales. Er liest jede Akquise-Mail gegen, bevor sie bei Jonas landet, und achtet darauf, dass wir nachfassen.
Wie das Team aussieht, siehst du auf der Seite Unser KI-Team.
Morgens laufen ein paar feste Aufgaben von selbst an. Konrad prüft die Vergabeportale, Lina recherchiert aktuelle Sponsoring-Deals und Kampagnen, Moritz schickt Jonas die Liste, wer heute eine Antwort oder ein Follow-up bekommen sollte. Dazu kommt Jonas' Erinnerungsliste mit allem, was gerade offen ist.
Den Rest des Tages schickt Jonas Sprachnachrichten, oft zwischen zwei Terminen. Eine Marke hat sich gemeldet, ein Athlet hat ein neues Projekt, ein Post soll heute noch raus. Der zuständige Agent schreibt das Gehörte kurz zurück, damit Jonas sieht, dass es richtig angekommen ist, und legt los. Fertige Entwürfe landen im Postfach oder im Chat, und Jonas entscheidet.
Die wichtigste Regel ist einfach. Keine Mail, kein Post und kein Angebot verlässt das Haus, ohne dass Jonas es gelesen und freigegeben hat. Die Agenten unterschreiben nichts in seinem Namen und verschicken nichts selbst. Für unsere jüngsten Talente gelten zusätzliche Regeln, zum Beispiel keine Werbung für Alkohol, Energy-Drinks oder Finanzprodukte.
Wir löschen auch nichts endgültig. Was ein Agent wegräumt, landet im Papierkorb und lässt sich zurückholen. Vor größeren Änderungen am CRM wird gesichert, und eine zweite Rolle schaut drüber.
Texte, die nach KI klingen, erkennt man schnell. Immer gleiche Satzlängen, große Worte, Doppelpunkte vor jeder Pointe. Wir haben deshalb eigene Schreibregeln, an die sich alle Agenten halten müssen, und ein kleines Prüfprogramm, das jedem Text eine Punktzahl gibt. Unter 80 von 100 geht ein Text nicht an Jonas. Auch diese Seite hat den Check durchlaufen.
Mehr dazu, wie wir Inhalte für Unternehmen planen, steht auf der Seite Social-Media-Content für Unternehmen.
Recherchen, die früher liegen geblieben sind, werden jetzt gemacht. Seit Oktober schaut jeden Morgen jemand nach, wer eine Antwort oder ein Follow-up bekommen sollte, vorher ist das oft untergegangen. Und Jonas hat mehr Zeit für das, was eine KI nicht kann, also Gespräche mit Klienten, Marken und Partnern.
Perfekt ist das nicht. Die Agenten verhören sich manchmal bei Namen in Sprachnachrichten oder finden eine Information, die nicht stimmt. Deshalb prüfen sie sich gegenseitig, und am Ende liest Jonas.
Was wir für uns gebaut haben, funktioniert auch in anderen Betrieben. Ein Mittelständler braucht vielleicht keine Pressearbeit, aber jemanden, der das CRM pflegt und an Angebote erinnert. Wenn du wissen willst, wie das bei dir aussehen könnte, schreib uns. Wir erzählen gern, was bei uns geklappt hat und was nicht.
Die Agenten machen Arbeit, für die wir sonst keine Zeit hätten, etwa Recherche, CRM-Pflege und Entwürfe. Gespräche, Entscheidungen und Freigaben bleiben bei Jonas.
Bei uns hat jeder Agent einen Chat, in dem Jonas Aufgaben per Text oder Sprachnachricht gibt. Ein Agent ist COO, verteilt Aufgaben und weiß, woran die anderen gerade arbeiten.
Nein. Die Agenten legen Entwürfe ab. Verschickt wird nur, was Jonas gelesen und freigegeben hat.
Ja, sprich uns an. Wir schauen gemeinsam, welche Aufgaben bei dir am meisten Zeit fressen und welche Rollen dafür passen.
Erzähl uns kurz, was du vorhast. Wir melden uns mit einer ehrlichen Einschätzung, per Mail an hi@zwoelfstein.de oder über das Kontaktformular.
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